智慧檔案室是基于物聯網、云計算等新技術構建的智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的新型虛擬檔案室。

　　智慧檔案室的管理對象為多元化的檔案資源。多元化的檔案資源包括館藏傳統檔案和新型檔案的內容信息與載體信息，如原生的電子檔案、檔案數字化成果、檔案目錄數據庫、檔案載體信息庫等;包括檔案館采取各類技術手段管理檔案資源的檔案管理信息，如檔案室樓宇智慧管理信息等。其中，僅涉及第一類信息的智慧檔案室，我們可以稱之為狹義智慧檔案室，涉及全部信息的檔案室則可稱為廣義智慧檔案室。

　　智慧檔案室與數字檔案室的根本區別，在于前者具有檔案信息感知與協同處置的功能。智慧檔案室綜合運用先進的物聯網技術、云計算技術和自動控制技術，構建一個感知并根據預設方案和案例經驗等自動處置檔案內容信息、載體信息和管理信息的檔案綜合管理和控制體系，以提高檔案管理與檔案室運行的效率和服務水平。但是僅僅使用物聯網、云計算等新技術的檔案館并不是真正的智慧檔案室。真正的智慧檔案室應該是充分運用各類技術手段，對檔案資源管理與開發、檔案室運行等各類信息進行感知、挖掘，經綜合分析和提煉萃取形成智慧信息，并將其應用于決策、管理和服務。從某種意義上講，智慧檔案室的“智”可以概括為智能的感知與告知信息，“慧”可以概括為聰明的應對與處置信息。

　　與目前的數字檔案室相比，智慧檔案室的服務范圍將因使用移動服務技術而更為廣泛。采用有線寬帶技術和無線寬帶技術，使智慧檔案室成為寬帶檔案館和無線檔案室，在檔案室內將實現檔案信息感知與服務的泛在化;并通過三網融合的互聯網、第三代移動通信(3G)網絡等服務平臺，實現城鄉檔案信息利用服務的全覆蓋。

　　智慧檔案室能夠在數字檔案室的基礎之上，通過各類采集終端和各類有線、無線寬帶網絡技術，實現物聯網、互聯網和移動互聯網等網絡互聯，隨時采集環境信息、物體動態信息，增強智慧檔案室信息獲取、實時反饋和隨時隨地智能服務的能力，充分發掘數字檔案的資源優勢，運用新的信息技術和通信技術手段感知、分析、整合檔案資源和檔案室運行的信息，從而對于包括檔案收集、管理、利用、存儲、監督等活動在內的各種需求做出智能響應和智慧支持，為檔案室中物與物、人與物、人與人的全面互聯、互通、互動提供了基礎條件，為檔案管理和信息開發創造更美好的前景。

　　智慧檔案室不僅是檔案資源管理與開發的平臺，也是智慧城市的重要組成部分，在智慧城市體系建設中發揮極為廣泛的作用。如對社會事業與公共服務信息化而言，智慧檔案室可以以市民和社會組織需求為導向，發揮多元化檔案信息資源的服務作用，建立廣覆蓋、多途徑、多樣化的檔案信息服務體系，讓市民和社會組織享受到檔案信息化帶來的智慧服務和個性化服務。對電子政務而言，智慧檔案室可以以方便公眾辦事、提高工作效率為出發點，為黨政機關和基層組織提供智慧化的檔案信息共享支撐平臺，促進公共事務的協同辦理，進一步提高公共服務的便捷性。