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鋼之杰淺談一體化檔案室建設的必要性

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人氣:-發表時間:2017-09-27 09:01【

一體化檔案室建設的必要性


  “十二五”期間,檔案事業取得了顯著成績,為今后可持續發展奠定了堅實基礎,但隨著首都改革開放的深化和現代化建設的加快,檔案工作的發展還面臨一些矛盾和問題,主要體現在以下幾方面:

  檔案庫房管理、一體化檔案室水平需要進一步提高。面對經濟社會和各項事業快速的發展變化,檔案庫房日常數據記錄的及時性、針對性、準確性相對不足,限制了日常管理效果的彰顯。

  檔案室設施設備、檔案庫房專用設備、檔案庫房設備一體化、檔案配套設備進一步加強。檔案庫房的面積使用率較高,避免出現因庫房設備種類多、數量多、接口不標準等情況,避免重復建設,提前規劃好設備的接口,預留好電源等基礎設施建設,需要采用整合好、一體式的設備。

  檔案存儲設備智能化建設進程需要進一步加快。檔案庫房專用設備智能化尚未建立,實物檔案開發利用的智能化水平不高,檔案資源優勢未能得到充分發揮。

  隨著智能化程度的提高,實物檔案在不斷的增加,檔案利用也逐步增加。要適應新的形勢,檔案庫房自身建設必須加強。檔案存儲設備智能化、更新體系、檔案數據處理與存儲體系等方面著手實施,改變現有管理手段相對落后的現狀。標準檔案室建設迫在眉睫。

  一體化檔案室建設以科學技術為基礎,依靠先進的設備和優越的設計理念、科學客觀的管理,利用恒濕消毒凈化一體機對庫房溫濕度進行綜合智能控制,以達到防高溫、防潮濕、防霉菌、防蟲等要求,有效整合檔案庫房溫濕度消毒凈化一體化智能控制系統、煙霧感應檢測系統、紅外防盜報警系統、檔案室氣體消防系統、視頻監控系統、門禁系統、漏水報警系統、以及檔案存儲設備智能密集架管理系統,為用戶提供一個舒適、便捷的工作環境,為檔案提供一個安全、舒適的存放環境,最終實現節約時間、節約能源和提高工作管理效率的目標。完成了檔案庫房升級改造。

  檔案室一體化管理系統需要具有檔案庫房內所有設備進行一體化管理,設備包括智能密集架、恒溫恒濕設備、空氣凈化消毒設備、紅外防盜設備、出入門禁設備、視頻監控設備、漏水報警設備等集中一體化管理,以統一專用設備接口接入庫房局域網總線,各功能設備獨立運行的同時,根據設定邏輯和特定要求聯動運行,實現檔案的智能化存取、檔案庫房溫濕度的智能調節、檔案庫房空氣質量的采集及凈化,有效地保證了檔案的安全與壽命。實現了檔案管理中的檔案室九防。

  性能需求是檔案室智能管理系統在設計時必須考慮的,它是衡量系統滿足用戶需求程度標準的標志,性能需求的滿足需要考慮合理的管理措施以及具體的技術環境??傮w來說性能需求必須根據負荷業務需求和用戶需求的具體標準來設計,并必須提供一個穩定和靈活的架構,使其能滿足不斷變化的業務需求,并根據文件保管的特殊需求進行更新和升級。

  1:系統的準確性

  檔案室智能管理系統準確性是指系統數據在傳遞過程中吻合程度特性,它是衡量一個信息系統質量好壞的重要參數數據構成了檔案室智能管理系統的基礎,檔案室智能管理系統數據錄入功能對于整個系統的功能和性能舉足輕重。作為系統的很多數據來源,而檔案的采集錄入又影響用戶的決策活動,其準確性很大程度上決定了查詢與決策的成敗。在系統開發過程中,必須采用一定的方法保證系統的準確性.

  2:系統的及時性

  系統的及時性是指系統對用戶的請求可以在很短的時間內就得到響應。在系統設計和開發過程中,要充分考慮系統當前和將來可能承受的工作量,使系統的處理能力和響應時間能夠滿足用戶對信息處理的需求。具體包括:顯示文件所需的時間、并行事務的處理能力、海量檢索的響應時間、死機后系統恢復的時間等。

  3:系統的可拓展性

  檔案室智能管理系統具備穩定且靈活的體系結構(包括軟件及硬件的選項及配置),以適應不斷變化的業務需求,并能一直以適合實施的方式滿足文件的管理需求,這就需要系統還必須具有可擴展性,以滿足預期的文件數量;用戶查詢的需求也會不斷的更新和完善,系統所支持的用戶數量是否能夠包含現有和潛在的用戶,所有這些,都要求系統提供足夠的手段進行功能的調整和擴充.

  4:系統的標準性

  檔案室智能管理系統在進行設計與開發時必須與相關的法律、法規、標準等保持一致,其功能設計也應當遵守這些規范的要求,檔案室智能管理系統應遵守的法律、法規、標準有:《中華人民共和國檔案法》;《檔案庫房技術管理暫行規定》;《檔案庫房一體化智能管理科技項目》;

  檔案管理相關硬件遵循的標準有:執行DA/T7-92《直列式檔案存儲設備》行業標準;執行GB/T13668-2003《鋼制書柜、資料柜通用技術條件》;執行GB/T13667.3-2003《手動存儲設備技術條件》國家標準;執行GB/T13667.4-2003《電動密集書架技術條件》國家標準;執行GB/T13667.1-2003《鋼制書架通用技術條件》國家標準;

  此外還需要與本機構或本行業的內部規定保持一致。檔案室智能管理系統系統還應遵循有關的技術標準包括:操作系統環境、服務平臺和工作站環境、軟件架構、關系數據庫、數據交換標準、開發工具等。

  5:系統的友好性

  系統的友好性,體現為以用戶為中心,因為檔案室智能管理系統是直接面對用戶的,而用戶往往對計算機并不是非常熟悉,可根據用戶的熟練程度提供多種界面和操作方式以滿足其需求,確保用戶可以在合理的時間內訪問所需的功能、文件及其他信息,并確保信息清晰明了。這就要求系統能夠提供良好的用戶接口,易用的人機交互界面。譬如:檔案室智能管理系統在系統中提供在線幫助;系統提供友好的錯誤提示,幫助用戶糾正錯誤或取消操作;系統可提供向導式的操作過程;系統可以支持鼠標點擊、拖拉、鍵盤命令等多種交互方式。

  6:系統的先進性

  由于計算機系統技術的發展很迅速,檔案室智能管理系統的建設一方面是需要采用先進成熟的技術、但同時也要避免太過先進的設計無法應用于當前的業務流程造成資金的浪費,因此無論是購買還是研發檔案室智能管理系統,其系統的建設都要即滿足本單位當前的實際需要,又要預留未來的發展空間,使其始終保持在一個最合理、最經濟的先進性水平上。

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