檔案室的作用主要體現在兩個方面：

     一方面，檔案室是機關內具有參謀和咨詢作用的部門，它是機關工作的助手，為機關管理和機關職能活動提供必要的檔案信息支持。
另一方面，檔案室是全國檔案工作的基礎。機關檔案室是國家檔案不斷補充的源泉，國家檔案的完整程度和連續積累，首先決定于檔案室；在全國檔案工作的組織體系中，檔案室是檔案形成后首先提供利用，并且大量發揮現實作用的陣地；檔案室是先期保管具有長遠價值檔案的過渡性機構，它為檔案館工作創造條件?！?/p>

   “十二五”期間，檔案事業取得了顯著成績，為今后可持續發展奠定了堅實基礎，但隨著首都改革開放的深化和現代化建設的加快，檔案工作的發展還面臨一些矛盾和問題，主要體現在以下幾方面：

　　檔案庫房管理水平需要進一步提高。面對經濟社會和各項事業快速的發展變化，檔案庫房日常數據記錄的及時性、針對性、準確性相對不足，限制了日常管理效果的彰顯。

　　檔案庫房設備一體化進一步加強。檔案庫房的面積使用率較高，避免出現因庫房設備種類多、數量多、接口不標準等情況，避免重復建設，提前規劃好設備的接口，預留好電源等基礎設施建設，需要采用整合好、一體式的設備。

　　檔案存儲設備智能化建設進程需要進一步加快。檔案存儲設備智能化尚未建立，實物檔案開發利用的智能化水平不高，檔案資源優勢未能得到充分發揮。

　　隨著智能化程度的提高，實物檔案在不斷的增加，檔案利用也逐步增加。要適應新的形勢，檔案館自身建設必須加強。檔案存儲設備智能化、更新體系、檔案數據處理與存儲體系等方面著手實施，改變現有管理手段相對落后的現狀。

    現如今很多單位的檔案室使用年限比較長了，很多設備都比較老化，這樣對檔案的保護和查閱都不利，急需改造和升級。

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北京鋼之杰12年來致力于智能檔案室的建設，給檔案一個安全的家，讓檔案管理人員更加輕松，管理檔案更加快捷。